Términos y Condiciones
Aviso legal
Por favor, lee atentamente los presentes Términos y Condiciones. Si decides aceptarlos, se entenderá que lo haces de manera libre, voluntaria y verídica.
En cumplimiento de los procedimientos establecidos para la gestión de eventos corporativos, a continuación se presentan los compromisos, condiciones y deberes requeridos para la participación en el evento VIP 10 años Curazao 2026.
El incentivo VIP 10 años es elegible para los ejecutivos de venta empleados por los socios de negocio autorizados para la venta de productos de HP en Colombia. El participante deberá continuar trabajando para la empresa con la cual se inscribió y obtuvo el premio al momento de realizarse el viaje.
Los ganadores serán seleccionados con base en la venta de la mayor cantidad de unidades de los productos participantes, de acuerdo con los términos y condiciones correspondientes a Q2, Q3 y Q4.
Los participantes / ejecutivos de venta solo podrán ganar máximo un (1) cupo para participar en el evento VIP 10 años Curazao 2026 y no podrán resultar ganadores simultáneamente en diferentes categorías.
El premio no es reembolsable ni redimible en dinero. Cualquier solicitud de cambio de participante estará sujeta a las condiciones establecidas en la sección “Cambios de participante” de los presentes Términos y Condiciones.
El premio tampoco podrá hacerse efectivo en una fecha diferente a la programada por los organizadores. No es posible procesar cupos adicionales para familiares, amigos o acompañantes.
La realización del evento VIP 10 años Curazao 2026 estará sujeta a las condiciones y políticas establecidas por las compañías organizadoras y demás entidades regulatorias aplicables.
Los ganadores deberán ser ejecutivos de ventas del canal y su participación deberá ser aprobada por HP Colombia S.A.S.
El evento VIP 10 años Curazao 2026 está programado para realizarse del 17 al 20 de noviembre de 2026 en Curazao, con alojamiento previsto en The Rif at Mangrove Beach Corendon Curacao All-Inclusive, Curio by Hilton, en Willemstad, Curazao.
La aceptación de estos Términos y Condiciones es fundamental para proceder con la inscripción y garantizar el cumplimiento de los estándares organizacionales y de seguridad establecidos para el evento.
HP Colombia S.A.S. podrá modificar, complementar, suspender o actualizar los presentes Términos y Condiciones cuando existan razones operativas, logísticas, de seguridad, fuerza mayor, caso fortuito, disposiciones de autoridad competente o circunstancias ajenas a su control que así lo requieran. Cualquier modificación relevante que pueda afectar las condiciones de participación será informada oportunamente a los participantes a través de los canales establecidos para el evento, respetando las disposiciones legales aplicables.
Los participantes elegibles deberán aceptar los presentes Términos y Condiciones para formalizar su participación en esta iniciativa. Al aceptarlos, el participante se compromete a cumplir con todos los lineamientos, condiciones y normativas correspondientes al incentivo y al evento VIP 10 años Curazao 2026.
HP informa a todos los participantes que su participación en el evento es totalmente voluntaria y autónoma. Por lo tanto, HP Colombia S.A.S. no será responsable por pérdidas, robos y/o hurtos de pertenencias personales derivados de descuidos de los participantes, ni por situaciones que se presenten como resultado de actividades realizadas por decisión propia fuera de las actividades programadas dentro de la agenda oficial del evento, sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente puedan corresponderle.
Cada participante declara conocer y aceptar las condiciones de participación establecidas para el evento y asume la responsabilidad por los hechos, actuaciones o decisiones que le sean directamente atribuibles, especialmente aquellos relacionados con actividades realizadas por iniciativa propia y que no formen parte de la agenda oficial del evento.
Lo anterior se aplicará sin perjuicio de las responsabilidades que, de acuerdo con la legislación aplicable, correspondan a HP Colombia S.A.S., a los organizadores o a los proveedores involucrados.
Asimismo, se establece que no existe relación ni vínculo laboral alguno entre los participantes y HP Colombia S.A.S.
Todos los requisitos, documentación y gastos adicionales no expresamente incluidos dentro del viaje deberán ser asumidos por cada participante.
Creativa Producciones S.A. participa en el desarrollo de VIP 10 años Curazao 2026 en calidad de operador logístico, dentro del alcance y responsabilidades establecidos contractualmente con HP Colombia S.A.S.
Cancelación general del evento
En caso de cancelación general del evento por parte de los organizadores, HP Colombia S.A.S. podrá reconocer a los participantes un bono viajero, cuando así sea definido por la organización.
El valor, vigencia, titularidad, condiciones de utilización, restricciones y demás características aplicables al bono viajero serán informados oportunamente a los participantes, teniendo en cuenta los costos efectivamente asociados al premio, los servicios contratados y las condiciones de los proveedores involucrados.
La entrega y utilización de dicho bono estará sujeta a las condiciones particulares que sean informadas por la organización al momento de su emisión.
Consideraciones adicionales
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No se permiten cupos adicionales para acompañantes, familiares o amigos.
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Los artículos pertenecientes al hotel, incluyendo toallas, batas, elementos de decoración y similares, deberán permanecer en las instalaciones del hotel. Cualquier elemento reportado como faltante al momento del check-out podrá ser cobrado al titular de la habitación correspondiente.
Tratamiento de Datos Personales
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en materia de protección de datos personales, autorizo a HP Colombia S.A.S. para realizar el tratamiento de mis datos personales con las finalidades relacionadas con la gestión, organización y ejecución de mi participación en el evento VIP 10 años Curazao 2026, de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales aplicable.
Declaro que he sido informado de que, como titular de los datos personales, podré ejercer los derechos que me reconoce la legislación aplicable, incluyendo conocer, actualizar, rectificar y solicitar información sobre el tratamiento de mis datos, a través de los mecanismos establecidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales correspondiente.
Tratamiento de Información Sensible de Salud
En caso de que, de manera voluntaria, suministre información relacionada con alergias, condiciones de salud, restricciones alimentarias o requerimientos especiales, entiendo que dicha información podrá tener la naturaleza de dato sensible y que su suministro no es obligatorio, salvo cuando resulte necesario para gestionar adecuadamente mi participación, seguridad o bienestar durante el evento.
Autorizo expresamente el tratamiento de la información relacionada con alergias, condiciones de salud, restricciones alimentarias o requerimientos especiales que voluntariamente suministre, exclusivamente para gestionar mi participación, seguridad, bienestar y atención durante el evento, de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales aplicable.
Autorización de Imagen y Voz
El participante autoriza de manera expresa el uso de fotografías, videos, grabaciones y demás registros audiovisuales en los que aparezcan su imagen y/o voz y que sean obtenidos en el marco del evento VIP 10 años Curazao 2026.
Esta autorización podrá comprender el uso del material para finalidades relacionadas con memorias del evento, comunicaciones corporativas, comunicaciones internas, página web, redes sociales y demás medios institucionales de HP Colombia S.A.S., de conformidad con la legislación aplicable.
Compromisos y Deberes del Invitado
Política de Cancelación
Una vez realizada la emisión del tiquete aéreo y/o confirmadas las reservas hoteleras y demás servicios asociados al viaje, la cancelación de la participación por causas atribuibles al participante podrá generar costos de cancelación o no presentación (no show).
Dichos costos serán determinados de acuerdo con los valores efectivamente causados y las condiciones aplicables de las aerolíneas, hoteles, operadores y demás proveedores involucrados, hasta por un valor máximo de USD 2.000.
Cuando la cancelación obedezca a una situación de fuerza mayor, caso fortuito o circunstancia excepcional debidamente acreditada, el caso será evaluado individualmente por la organización, teniendo en cuenta las condiciones de cancelación, devolución o modificación establecidas por los proveedores involucrados.
La organización informará al participante y/o al canal, según corresponda, los costos que resulten aplicables y su respectivo soporte.
Cambios de participante
Una vez confirmada la inscripción del ganador y realizadas las reservas correspondientes, cualquier solicitud de cambio de participante o sustitución de la persona inicialmente registrada estará sujeta a revisión y aprobación previa por parte de HP Colombia S.A.S. y de la organización del evento.
En caso de que el cambio sea autorizado, todos los costos adicionales derivados de dicha modificación deberán ser asumidos por el canal, incluyendo, entre otros, diferencias tarifarias, penalidades o cargos por cambio de tiquetes aéreos, nuevas emisiones, modificaciones de reservas hoteleras, traslados, seguros, impuestos, tasas y cualquier otro costo administrativo, logístico o contractual generado por la sustitución.
La autorización de un cambio de participante no implica que HP Colombia S.A.S. asuma los costos asociados a dicho cambio ni garantiza que las aerolíneas, hoteles, operadores u otros proveedores permitan modificaciones en las reservas ya realizadas.
El cambio de participante solo podrá hacerse efectivo una vez se hayan cumplido los requisitos establecidos por la organización y se hayan asumido, por parte del canal, los costos adicionales correspondientes.
Responsabilidad de Salud y Seguridad
Me comprometo a proporcionar de manera veraz la información relevante que voluntariamente decida suministrar sobre mi estado de salud y declaro que, al momento de aceptar los presentes Términos y Condiciones, no conozco ninguna condición médica que me impida participar en el evento o realizar el viaje.
En caso de presentar alergias, restricciones alimentarias, condiciones médicas o requerimientos especiales relevantes para el desarrollo de las actividades, podré informarlos oportunamente mediante los canales establecidos por la organización y de conformidad con la autorización expresa para el tratamiento de datos sensibles incluida en el formulario de registro.
Entiendo y acepto que soy responsable de adoptar las medidas necesarias para el cuidado de mi salud y bienestar durante el viaje.
Asimismo, asumo la responsabilidad correspondiente por aquellas actividades que decida realizar por iniciativa propia y que no formen parte de la agenda oficial organizada por HP.
Cuidados Especiales y Alergias
En caso de suministrar información relacionada con alergias, condiciones especiales, restricciones alimentarias o requerimientos de cuidado, declaro que dicha información es completa y veraz y autorizo su tratamiento únicamente en los términos expresamente aceptados mediante el formulario de registro.
En caso de no reportar ninguna condición o requerimiento especial, la organización entenderá que no ha sido informada de ninguna necesidad particular que deba ser considerada para efectos de la participación en el evento.
Conducta y Cumplimiento
Me comprometo a cumplir con las normas, lineamientos y políticas establecidas para el evento, manteniendo una conducta profesional, responsable y respetuosa durante todas las actividades relacionadas con VIP 10 años Curazao 2026.
Aceptación de Términos y Condiciones
Confirmo que he leído, comprendido y acepto los presentes Términos y Condiciones asociados con mi participación en el evento VIP 10 años Curazao 2026.
Con el registro y envío del formulario, declaro que la información suministrada es verídica y manifiesto expresamente mi aceptación de los presentes Términos y Condiciones de VIP 10 años Curazao 2026.
La organización conservará evidencia de la versión de los Términos y Condiciones aceptada por cada participante, así como la fecha y el registro correspondiente de su aceptación.
